まず自社のことを知るのが大切

電話代行業者はたくさんありますから、その中から自分に合ったところを探すのは大変です。そこでやっておくと良いのが、自社についての分析です。これが的確に行われるのであれば、どんな電話代行業者を選べば良いのかを判断しやすくなります。
まずやっておきたいのは、なぜ電話代行業者が必要なのかという点です。今いる社員では無理なのかを改めて検討するのはもちろんですし、一日に何件の電話がかかってくるのかを数えてみると良いです。それからどのような対応をしてもらいたいのかも重要です。音声でも構わない場合もあれば、専門用語を駆使しなければならないなどいろいろあります。加えて予算も明確にしておくと、お目当の電話代行業者を見つけたのに、高くて依頼できなかったといった事態を避けられます。

電話代行業者のことを調べる

次にやっておきたいのは電話代行業者のチェックです。特に電話を受けるスタッフさんのことは入念に聞いておきましょう。重要ではない内容の電話を受けるだけなら、アルバイトでも問題ないです。ところが企業の機密事項に触れる可能性が高いなら、プロのオペレーターをお願いしておくのが無難です。不安なら一度オペレーターの対応を体験させてもらっておくと、失敗が少ないです。
意外と見落としがちなのが、何人で対応してくれるのかです。中には一人というところもあって、これだといつかけても話し中になってしまうので注意したいです。他にも基本料金には一体何が含まれるのかの確認は必須です。場合によっては社員の携帯電話に転送すると、その都度別料金が発生するなど、気がつくと高額になりかねないからです。